Gruparea datelor într-un raport, total-raport, subtotal-raport
Microsoft Office Access 2007

În orice raport care conţine numere, aveţi posibilitatea să utilizaţi totaluri, medii, procente sau să efectuaţi sume pentru a face datele mai inteligibile. În acest sens, puteţi adăuga astfel de elemente la raport printr-una din situaţiile propuse:

  1. Adăugarea unui total sau a altei funcţii agregate în Vizualizare aspect
  2. Adăugarea unui total sau a altei funcţii agregate în Vizualizare proiect
  3. Calcularea unei valori de procent
  4. Calcularea unei sume efectuate (total cumulativ)
  1. Adăugarea unui total sau a altei funcţii agregate în Vizualizare aspect
  2. Vizualizarea aspect furnizează modalitatea cea mai simplă de adăugare a totalurilor, mediilor şi a altor funcţii agregate la raport. Deci:

    •  În Panoul de navigare, faceţi clic cu butonul din dreapta pe raport şi faceţi clic pe Vizualizare aspect Imagine buton

    •  Faceţi clic pe câmpul pe care doriţi să îl adunaţi. De exemplu, pentru a adăuga un total la o coloană de numere, faceţi clic pe unul dintre numerele din coloană.

    •  În fila Forma, în grupul Grupare şi totaluri, faceţi clic pe Totaluri . Imagine buton

    •  Faceţi clic pe tipul de funcţie agregată pe care doriţi să o adăugaţi la câmp.

    În tabelul următor găsim tipurile de funcţii agregate din Microsoft Office Access 2007 pe care aveţi posibilitatea să le adăugaţi la un raport.

    Calculare

    Descriere

    Funcţie

    Sumă

    Suma tuturor numerelor din coloană.

    Sum()

    Medie

    Valoarea medie a tuturor numerelor din coloană.

    Avg()

    Contor

    Adunarea elementelor din coloană.

    Count()

    Maximum

    Cea mai mare valoare numerică sau alfabetică din coloană.

    Max()

    Minimum

    Cea mai mică valoare numerică sau alfabetică din coloană.

    Min()

    Deviere standard

    O estimare a devierii standard a setului de valori din coloană.

    StDev()

    Varianţă

    O estimare a varianţei setului de valori din coloană.

    Var()

    Office Access 2007 adaugă o casetă text la secţiunea Subsol de raport (subsol de raport: Secţiune dintr-un raport care este utilizată pentru a plasa informaţii ce în mod normal apar în partea de jos a unei pagini, cum ar fi numărul de pagină, datele şi sumele.) şi îi setează proprietatea Sursă control la o expresie care efectuează calculul care vă trebuie. Dacă nu se află niciun nivel de grupare în raport, Access adaugă, de asemenea, o casetă text care efectuează acelaşi calcul pentru fiecare secţiune Subsol de grup (subsol de grup: Utilizat pentru a plasa informaţii, cum ar fi numele de grup sau totalul de grup, la sfârşitul unui grup de înregistrări).

  3. Adăugarea unui total sau a altei funcţii agregate în Vizualizare proiect
  4. Vizualizarea proiect vă oferă mai mult control asupra amplasării şi aspectului totalurilor. În rapoartele grupate, aveţi posibilitatea să aşezaţi totalurile sau alte funcţii agregate în antetul sau subsolul fiecărui grup. Funcţiile agregate care cuprind întregul raport se pot amplasa în secţiunea Antet de raport (antet de raport: Secţiune dintr-un raport utilizată pentru plasarea de informaţii (cum ar fi titlul, data sau o prefaţă) la începutul unui raport.) sau Subsol de raport.

    •  Deschideţi un raport în Vizualizare proiect.

    •  În fila Proiect, în grupul Controale, faceţi clic pe Casetă text . Imagine buton

    •  Alegeţi una dintre variantele următoare:

    -  Pentru a calcula un total sau o medie pentru un grup de înregistrări, faceţi clic în secţiunea Antet de grup (antet de grup: Utilizat pentru a plasa informaţii, cum ar fi numele de grup sau totalul de grup, la începutul unui grup de înregistrări) sau Subsol de grup.

    -  Pentru a calcula un total general sau o medie pentru toate înregistrările din raport, faceţi clic în secţiunea Antet de grup sau Subsol de grup.

    Caseta text se inserează în secţiunea pe care faceţi clic.

    •  Selectaţi caseta text. Dacă foaia de proprietăţi nu este afişată deja, apăsaţi F4 pentru a o afişa.

    •  Faceţi clic pe fila Date . În caseta de proprietăţi Sursă control , tastaţi o expresie care utilizează funcţia Sumă pentru calcularea totalului sau funcţia Avg pentru calcularea mediei.

    De exemplu : =Sum(Freight) sau =Avg(Freight); (freight=produsul de încărcat/calculat)

    Indicaţie: Pentru ajutor la construirea expresiei, aveţi posibilitatea să utilizaţi Generatorul de expresii. Pentru a deschide Generatorul de expresii, faceţi clic pe în caseta de proprietăţi Sursă control.

    Notă:  Când calculaţi un total în Vizualizare proiect utilizând o funcţie agregată (funcţie agregată: O funcţie, cum ar fi Sum, Count, Avg, or Var, utilizată pentru calcularea totalurilor), cum ar fi Sumă sau utilizând o funcţie agregat de domeniu (funcţie agregată de domeniu: O funcţie, cum ar fi DAvg sau DMax, care se utilizează pentru a calcula statistici pentru un set de înregistrări (un domeniu), cum ar fi DSum , nu aveţi posibilitatea să utilizaţi în funcţie numele unui control calculat (control calculat: Control care se utilizează într-un formular, raport sau într-o pagină de acces la date pentru a afişa rezultatul unei expresii. Rezultatul este recalculat de fiecare dată când se efectuează o modificare a vreuneia dintre valorile pe care se bazează expresia.). Trebuie să repetaţi expresia (expresie: Orice combinaţie de operatori matematici sau logici, constante, funcţii şi nume de câmpuri, controale şi proprietăţi evaluate ca valoare unică. Expresiile efectuează calcule, manipulează caractere sau testează date în controlul calculat.

    De exemplu : =Sum([Cantitate] * [PreţUnitar])

    Cu toate acestea, dacă aveţi un câmp calculat (câmp calculat: Un câmp, definit într-o interogare, care afişează rezultatul unei expresii şi nu afişează date stocate. Valoarea se recalculează de fiecare dată când se modifică o valoare din expresie) într-o interogare (interogare: Chestionare a datelor stocate în tabele sau cerere de efectuare a unei acţiuni asupra datelor. O interogare poate alătura date din mai multe tabele pentru a servi ca sursă de date pentru un formular sau raport) de bază, cum ar fi: =PreţDetaliat: [Cantitate] * [PreţUnitar], aveţi posibilitatea să utilizaţi numele câmpului respectiv în funcţia Sumă, aşa cum se arată aici: =Sum([PreţDetaliat])

  5. Calcularea unei valori de procent
  6. •  În Panoul de navigare, faceţi clic cu butonul din dreapta pe raport, apoi faceţi clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    •  În fila Proiect, în grupul Controale, faceţi clic pe Casetă text .

    •  Alegeţi una dintre variantele următoare sau ambele variante:

    -   Dacă raportul nu calculează totaluri de grup, faceţi clic pe secţiunea Subsol de grup pentru a adăuga caseta text pentru a afişa totalurile de grup.

    -  Dacă raportul nu calculează un total general, adăugaţi o casetă text la secţiunea Subsol de raport, pentru a afişa totalul general.

    •  Alegeţi una dintre variantele următoare sau ambele variante:

    -  Pentru a calcula procentajul unui total de grup sau totalul general pe care îl reprezintă un element, adăugaţi o casetă text la secţiunea Detalii (secţiunea detalii: Utilizată pentru a cuprinde corpul principal al unui formular sau raport. Această secţiune conţine de obicei controale legate la câmpurile din sursa înregistrărilor, dar este posibil să conţină şi controale nelegate, cum ar fi etichetele care identifică conţinutul câmpurilor.).

    -  Pentru a calcula procentajul unui total general pe care îl reprezintă un grup de elemente, adăugaţi o casetă text la secţiunea Antet de grup sau Subsol de grup.

    Notă: Dacă raportul include mai multe niveluri de grup (nivel de grup: Adâncimea până la care este imbricat un grup în interiorul altor grupuri într-un raport sau pagină de acces la date. Grupurile sunt imbricate când un set de înregistrări este grupat după mai multe câmpuri, expresii sau surse de înregistrări ale grupului), plasaţi caseta text în antetul sau subsolul nivelului căruia doriţi ca Access să îi calculeze procentul.

    •  Selectaţi caseta text. Dacă foaia de proprietăţi nu este afişată deja, apăsaţi F4 pentru a o afişa.

    •  Faceţi clic pe fila Date . În caseta de proprietăţi Sursă control, tastaţi o expresie care împarte totalul mai mic după totalul mare din care face parte acesta.

    De exemplu : =[DailyTotal]/[GrandTotal]

    Indicatie: Aveţi posibilitatea să faceţi clic pe pentru a utiliza Generatorul de expresii (Generator de expresii: Instrument Access care se utilizează pentru crearea unei expresii. El include o listă de expresii obişnuite care pot fi selectate) la crearea expresiei.

    •  Setaţi proprietatea Format a casetei text la Procent.

  7. Calcularea unei sume efectuate (total cumulativ)

Pentru a crea o sumă în execuţie într-un raport, aveţi posibilitatea să utilizaţi Office Access 2007. O sumă în execuţie este un total acumulat de la o înregistrare la alta din cadrul unui grup sau chiar a unui întreg raport.

Crearea unei sume în execuţie

•  În Panoul de navigare, faceţi clic cu butonul din dreapta pe raport, apoi faceţi clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

•  În fila Proiect, în grupul Controale, faceţi clic pe Casetă text .

•  Pentru a crea o casetă text, faceţi clic pe secţiunea Detalii, pe secţiunea Antet de grup sau pe secţiunea Subsol de grup. Dacă lângă caseta text apare o etichetă, ştergeţi eticheta sau modificaţi textul ei într-o valoare semnificativă.

•  Selectaţi caseta text. Dacă foaia de proprietăţi nu este afişată deja, apăsaţi F4 pentru a o afişa.

•  Faceţi clic pe fila Date . În caseta de proprietăţi Sursă control, tastaţi numele de câmp sau expresia pentru care doriţi să creaţi suma în execuţie.

De exemplu: tastaţi PreţDetaliat pentru câmpul PreţDetaliat sau la nivelul grupului, tastaţi expresia =Sum([PreţDetaliat]) .

•  Faceţi clic pe caseta de proprietăţi Execuţie sumă.

•  Faceţi clic pe săgeata verticală din caseta de proprietăţi, apoi alegeţi una dintre variantele următoare:

-  Pentru ca suma în execuţie să se reiniţializeze la 0 când se atinge nivelul de grupare mai mare următor, selectaţi Peste grup în listă.

-  Pentru ca suma în execuţie să cumuleze până la terminarea raportului, selectaţi Peste tot în listă.

•  Închideţi foia de proprietăţi.

Indicaţie:  Când setaţi proprietatea Execuţie sumă la Peste tot, aveţi posibilitatea să repetaţi totalul general în secţiunea Subsol de raport. Creaţi o casetă text în subsolul raportului şi setaţi-i proprietatea Sursă control la numele casetei text care calculează suma în execuţie;

De exemplu : =[NumărDeComenzi] .

 

http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/adunarea-in-rapoarte-HA010120854.aspx?CTT=3

material realizat de profesor Cioroianu Iulian Marian






Copyright © 2010 Competenţe Digitale