Noţiuni teoretice - Îmbinarea corespondenţei (Microsoft Word 2007)
Pentru facilitarea scrierii corespondenţei personalizate (scrisori, formulare, diplome, plicuri etc) care să aibă acelaşi conţinut, dar să fie adresată personal fiecărui destinatar în parte, se foloseşte opţiunea Mail Merge (Fuziunea corespondenţei).
Operaţiunea Mail Merge constă în stabilirea unei legături între fişierul în care se introduc datele destinatarului (nume, prenume, adresă, alte coordonate ale firmei) adică scrisoarea propriu-zisă, numită document principal (Main Document) şi fişierul sursă care conţine aceste date numit fişier sursă de date (Data Source).
În orice
îmbinare de corespondenţă sunt întâlnite trei elemente diferite:
1.
Documentul principal cu care se începe (un document Word)
2. Informaţiile
despre destinatari, cum ar fi numele şi adresa fiecărei persoane pe
care dorim să le îmbinăm cu documentul principal (un document Excel
sau un tabel în Word).
3. Documentele terminate, care vor include informaţiile din documentul principal, plus informaţiile unice despre fiecare destinatar (un al treilea document Word).
Figura 1
Documentul
principal cuprinde atât conţinutul identic din fiecare copie, cât şi substituenţii
pentru informaţiile unice despre destinatari. Documentul principal este
locul de unde începem. Acesta cuprinde:
1. Un conţinut
care este identic în fiecare copie, cum ar fi textul principal al unei scrisori
tip. Este nevoie să tastăm o singură dată acest text,
indiferent câte scrisori intenţionăm să compunem.
2.
Substituenţi pentru informaţiile fiecărui destinatar.
Figura 2
Când
efectuăm o îmbinare, informaţiile unice despre fiecare destinatar
sunt adăugate într-un document nou
Figura 3
Informaţiile
despre destinatari trebuie păstrate într-o sursă de date
Figura 4
O sursă
de date este un termen general care descrie o întreagă categorie de fişiere.
De exemplu, un tabel Word, o foaie de lucru Excel, o bază de date Access
sau chiar un fişier text.
Figura 5
Câmpurile
îmbinate sunt înconjurate de ghilimele unghiulare (<< >>)
Figura 6
Comenzile
utilizate în fila Corespondenţă se află în aceste patru grupuri:
1. Pornire Îmbinare corespondenţă
- Acesta este începutul, când se alege un tip de document, apoi se selectează
lista de destinatari.
2. Scriere şi inserare câmpuri - Aici
se inserează câmpurile de îmbinare
3. Examinare rezultate permite
vizualizarea documentelor individuale îmbinate
4. Terminare - Terminarea îmbinării şi
combinarea documentelor individuale într-un singur document cuprinzător,
imprimarea sau trimiterea lor electronic
Figura 7
Aplicaţie în Word
2007 – Îmbinarea corespondenţei
De curând s-a desfăşurat Olimpiada de Informatică faza judeţeană (OJI 2013). Pentru a premia câştigătorii, inspectorul de informatică a procedat astfel:
1. a creat un document lista.doc, în care
a introdus un tabel cu următoarele câmpuri: numele şi prenumele,
genul (masculin/feminin), şcoala, clasa, premiul;
|
Numele şi prenumele |
Genul |
Şcoala |
Clasa |
Premiul |
|
|
|
|
|
|
2.
a completat tabelul cu datele elevilor care au obţinut premii (I,II,III)
şi menţiuni;
|
Numele şi prenumele |
Genul |
Şcoala |
Clasa |
Premiul |
|
Belcineanu Alexandru-Ioan |
M |
C.N. "Carol I" Craiova |
IX |
I |
|
Paun Bogdan-Gabriel |
M |
C.N. "Fratii Buzesti" Craiova |
IX |
II |
|
Costan Miriam |
F |
C.N. "Fratii Buzesti" Craiova |
IX |
III |
|
Ehorovici Denis-Gabriel |
M |
C.N. "Fratii Buzesti" Craiova |
IX |
Menţiune |
|
Taraban Petru |
M |
C.N. "Carol I" Craiova |
IX |
Menţiune |
|
Vlad Anca |
F |
C.N. "Carol I" Craiova |
IX |
Menţiune |
|
Ristea Ştefan |
M |
C.N. "Carol I" Craiova |
IX |
Menţiune |
|
Nedelcu Andreea |
F |
C.N. "Carol I" Craiova |
IX |
Menţiune |
|
Ciurez Andrei |
M |
C.N. "Fratii Buzesti" Craiova |
IX |
Menţiune |
3. a)
folosind opţiunea Scrisori şi corespondenţe (Letters and
Mailings) a creat o machetă diploma.doc pentru premierea elevilor, de
forma următoare:
Se acordă
elevului <<numele_şi_prenumele>>
de la şcoala <<şcoala>> din clasa <<clasa>>
premiul <<premiul>>
la Olimpiada
Judeţeană de Informatică - OJI 2013
Data: 2 martie 2013 Inspector de informatică,
Prof. Prejbeanu
Ionel
b) în această machetă a introdus
titlul DIPLOMĂ folosind un stil din galeria WordArt;
c)
a introdus câmpurile numele şi prenumele, şcoala, clasa, premiul din
fişierul lista.doc;
d)
în faţa numelui, a adăugat cuvântul „elevului” sau „elevei”, în
funcţie de genul persoanei;
e)
textul machetei l-a formatat astfel: font Arial, dimensiune 18;
f)
numele, prenumele, şcoala, clasa şi premiul le-a formatat aldin
(bold);
4.
a salvat în fişierul rezultate.doc rezultatul îmbinării dintre
machetă şi tabelul cu informaţiile concurenţilor.
Sarcina de lucru constă în realizarea
paşilor urmaţi de inspector şi salvarea fişierelor
obţinute într-un folder WORD pe desktop.
INDICAŢII de rezolvare:
1. Se crează lista.doc,
în care se introduce un tabel cu 5 coloane şi 10 linii cu Insert Table
(Inserare Tabel)
2. Se completează tabelul cu datele celor
9 elevi
3.
|
a) Folosind opţiunea Start
Mail Merge (Îmbinare
corespondenţă) din fila Mailings (Corespondenţă) se
porneşte crearea machetei diploma.doc urmând paşii indicaţi de
expert
Figura 8 |
|
b) Se scrie titlul utilizând Word Art – fila Insert
→ WordArt (Inserare
WordArt), cu alegerea stilului corespunzător
|
c) La pasul 3 indicat de
expert, se alege sursa datelor (lista.doc), iar la pasul 4 se
completează macheta cu câmpurile numele şi prenumele, şcoala,
clasa, premiul
Figura 9 |
|
|||
|
d) În faţa câmpului
numele şi prenumele, folosind comanda Rules de pe bara de instrumente Mailings, se pune condiţia în fereastra IF...Then...Else corespunzătoare pentru a adăuga
cuvântul „elevului” sau „elevei”, în funcţie de genul
persoanei
Figura 10 |
|
|||
Figura 11
e) Se selectează textul din machetă
şi se stabileşte fontului Arial,
dimensiune 18 folosind butoanele de
pe bara de instrumente de formatare
f) Se selectează câmpul numele şi
prenumele şi se acţionează butonului B (bold) de pe bara de instrumente de formatare
4. La ultimul pas indicat de expert, se
salvează rezultatul îmbinării în fişierul rezultate.doc