Crearea unei tabele

Înainte de a crea o tabela trebuie sa cunoastem tipurile de date cu care lucreaza aplicatia Access:

Tip Data	Descriere
Text	Text (set de caractere: litere, cifre, semne speciale - maxim 255). Lungimea implicita este 50.
Memo	Text de lungime mai mare de 255 caractere
Number	Numeric (întreg sau real)
Date/Time	Data calendaristica sau ora
Currency	Un numar cu doua zecimale, care are la sfârsit un simbol monetar (lei, euro etc.)
AutoNumber	Numar întreg care este incrementat automat pe masura ce sunt introduse noi înregistrari în tabela
Yes/No	Câmp de tip comutator, de tip Da/Nu, cu semnificatia Adevarat/Fals
OLE Object	Permite memorarea de imagini, sunete etc.
Hyperlink	Referinta catre un fisier extern
Lookup Wizard...	Permite crearea unei coloane de optiuni prestabilite din care putem selecta optiunea dorita atunci cand completam tabela cu date

Crearea unei tabele înseamna doua operatii: definirea structurii si introducerea înregistrarilor. Definirea structurii presupune stabilirea câmpurilor tabelei: denumirea, tipul si proprietatile acestuia.

Aceasta operatie poate fi realizata în trei moduri, asa cum se observa în figura:

Aici va fi tratat doar modul de creare fara procedura de asistenta si anume modul Design View, care este cel mai utilizat.

Prin urmare, se executa clic pe Create table in design view, ceea ce determina deschiderea ferestrei de mai jos:

Dupa cum se observa, aceasta fereastra este împartita în doua sectiuni orizontale: în partea superioara se precizeaza numele câmpului (coloana Field name), tipul Ц care reprezinta, de fapt, tipul datelor pe care le va contine (coloana Data Type) si descrierea acestuia (coloana Description) Ц care este optionala. Cea de-a doua sectiune contine proprietatile câmpului, grupate în doua categorii:

General Ц pentru fiecare câmp creat, în functie de tipul de date ales, afiseaza anumite proprietati ale acestuia:

Field size Ц reprezinta marimea zonei alocate coloanei. Implicit, pentru text sunt alocate 50 caractere.
Format Ц reprezinta modul în care putem defini un sablon.
Input mask Ц introducerea unui sablon pentru a controla modul de introducere a datelor. De exemplu, daca se introduce simbolul 0 sau 9, impune introducerea unei cifre, L obliga introducerea unei litere etc.
Decimal places Ц precizarea numarului de zecimale.
Default values Ц valoarea introdusa în aceasta sectiune va fi valoarea implicita a câmpului înainte de editare.
Caption Ц denumirea sub care va aparea coloana în formularele sau rapoartele care vor fi create. Necompletarea acestei sectiuni determina afisarea numelui coloanei.
Validation rule Ц regula de validare a valorilor introduse. De exemplu, daca tabele va contine un câmp Nota, care sa reprezinte nota obtinuta de un elev, aceasta trebuie sa fie o valoare cuprinsa între 1 si 10, care se va scrie: >=1 and <=10.
Validation text Ц este textul care va fi afisat în cazul introducerii unei valori care nu respecta restrictia impusa de regula de validare.
Required Ц specifica acceptarea sau respingerea valorilor nule într-o coloana. O valoare nula este o valoare 0 pentru o coloana de tip numeric sau currency, sirul vid УФ pentru text, data vida #//# pentru tipul Date/Time, No pentru tipul logic Yes/No.
Allow zero length Ц permite sau nu tratarea unui sir de lungime zero drept valoare valida. Setarea acestei proprietati este independenta de proprietatea Required.
Indexed Ц indica prezenta sau absenta unui index pentru coloana. Pe valoarea No(No Duplicates), valorile permise sunt unice, iar pe valoarea Yes(Duplicates OK) valorile coloanei nu sunt unice.

LookupЦ afiseaza tipul de instrument grafic prin intermediul caruia se afiseaza datele din acel câmp. Daca tipul câmpului a fost definit cu optiunea Lookup Wizard, atunci sunt afisate si alte informatii suplimentare.

Exemplu: Pentru a retine în tabela Table1 urmatoarele informatii despre mai multe persoane: nume, prenume, CNP, adresa, nivel studii, vom proiecta urmatoarea structura a tabelei:

Microsoft Access ofera posibilitatea introducerii datelor într-un câmp dintr-o lista de valori din care alegem optiunea dorita. Elementele acestei liste pot fi introduse manual sau pot fi preluate automat dintr-un câmp al unei tabele sau dintr-o interogare. Pentru a crea un câmp de acest tip, în care vom introduce valorile manual, executam pasii urmatori:

Dupa ce a fost definit fiecare câmp, se salveaza tabela si se închide. Daca operatia de salvare nu a fost efectuata înainte de închiderea tabelei, Microsoft Access va deschide o caseta în care trebuie sa confirmam sau nu salvarea tabelei create.

Pentru a completa tabela cu înregistrari se executa dublu clic pe numele tabelei, care este afisat în fereastra care contine obiectele bazei de date.